目录系统满足消防部门图书馆的专业需求
二十年前，当我们开始在纽约市消防局图书馆集合技术和历史书籍，说明书，记录和其他消防部门的著作时，我们必须设计一个分类，索引和存储这些专门材料的系统。这些资料在不同时期被私人图书馆和部门的不同部门收藏，有些可以追溯到1867年建立的第一个图书馆——“消防员学园”。
纽约市图书馆的专业图书管理员在提供信息和指导方面给予了极大的帮助，他们还建议我们研究一些专业技术图书馆使用的方法——纽约有很多这样的图书馆。我们向图书管理员解释说，消防部门图书馆将由不懂图书馆学的消防员来操作，我们的操作必须是业余的。
纽约公共图书馆(New York Public Library)愿意派一位图书管理员来帮助我们开始工作。也许我们为自己的无知感到尴尬，但我们决定自己走下去。
使用我们的系统的经验产生了一些错误，并指出了已经做出的更改。本文所描述的系统是我们对材料进行分类、归档和索引的最终结果，它包括了消防的危害、预防、灭火、研究、技术以及消防服务组织和管理的各个阶段。
适应系统
主题的编号和排列方法是基于杜威十进分类法。我们并没有采用杜威分类法，而是把这种方法运用到我们的学科分类中去——这种分类法比一般图书馆的分类法更有限。我们只使用数字，分为10个主要类别，用数字0到9表示:
- 政府
- 仪器、厂房及设备
- 指导和培训
- 通信
- 防火及危害
- 防火及调查
- 灭火与控制
- 化学，物理，一般的技术
- 历史
- 一般
任何想要的细分都可以通过在类别中添加数字来进行。以下是前两组的分类例子:
- 政府
- 仪器，厂房和设备
11.预算和计划
12.人事管理
121.招聘
122.监督
123.纪律
124.分离和退休
13.劳动关系
14.公共关系
141.新闻
142.广播和电视
21.汽车车辆
211.泵装置
212.天线装置
213.特别任务设备
22.软管和家电
23.消防局及建筑物
24.家具和设备
241.消防站的设备
242.车间设备
243.办公设备
纽约f.d.照片
25.救火船和设备
这些只是可以根据收集的大小和需要或希望将任何类别分解成子类而采用的细分的几个例子。对于小型图书馆来说，基本的类别名称对于快速参考和检索来说可能是足够的，但在开始时采用合理的分类是一个很好的计划，这样以后可能就没有必要进行大修了。
物品应放在架子上，并按上述数字顺序归档。
所有印刷品都放在架子上
在纽约消防局图书馆，除了散乱的照片、胶卷和磁带录音外，所有未装订的物品都用9 * 12英寸的标准封面包装起来，放在图书馆的书架上存档。这使得所有关于某一主题的材料(书籍和文件)都在同一节中，并且类的任何细分也在该节中的一个地方被隔离。
我们不把文件、技术文件、研究报告等放在文件柜里。实际上，所有这些文件都是用标准的8又1/2平方英寸的纸张制作的，通常都很适合放在我们的标准封面上，并与具有相同类别名称的精装书并排存放。因此，关于一个主题的所有东西都可以在同一个地方找到，无论是教科书、报告、说明书、印刷文章的撕下来的纸——或者你拥有的任何东西。
我们用小数点后第二位的符号来表示书的类型或封面。
- 记录和报告
- 预算,计划,调查
- 规章制度，命令，指令
- 法律、法令、法规
- 讲座、公告、文章
- 使用说明和维护手册
- 教科书
- 书一般
- 相册，照片，电影，磁带
- 期刊
就像在对第1位小数符号进行分类指定时一样，第二组符号可以通过添加数字来除。作为一个例子:
3.规章、命令、指示33。指令
331.防火
332.火操作
333.紧急行动
334.行政
第三位的十进制数字是特定书籍、封面或其他项目的识别编号，记录在图书馆的目录卡上。这些标识数字可以是在细分范围内的连续数字，也可以是任何其他标识数字，这些数字通过第一个小数点将封面或书按照正确的顺序放置在这个部分中。
文件的例子
假设我们要将一本新买的关于灭火的教科书编目并放在书架上。这个应该放在第七部分。，小数点后第二位7表示教科书，第三位为连续数字。如果是第50本，则燕麦标志为7.7.50。假设我们希望提交一份关于泵设备的说明书。第一个小数是211。(泵装置);第二位的符号是6。(教学手册);第三名是仪器型号，比如95。 So we have the identification 211.6.95 and the cover would be placed in the 2. section of shelves, following 21., and ahead of 212., etc.
我们最近收到了副局长James G. O 'Hanlon赠送的一份精美的礼物，约1500册合装本，以及大量的文件、报告和小册子，他在纽约消防局工作了28年，最近刚刚退休。他的最后一项任务是负责管理规划局。奥汉隆局长在他的部门职业生涯中一直在组装这个图书馆，他的收藏包括许多稀有和珍贵的卷宗。
Chief O’hanlon Collection是我们注意到的最大的私人消防图书馆之一，它将作为一个参考组，被安排为部门图书馆的一个单独的部分，有独特的编号。以这种方式编目，将确保它们被归还到正确的地方，并确保藏品完好无损，以供参考。
